انجام تجزیه و تحلیل شکاف: مراحل ، ابزارها و نمونه ها

ما برای دستیابی به بینش کاربر عملی ، نرم افزار #1 Survey Maker را داریم.

هنگام مسافرت با قطار ، حتماً صدای خودکار شنیده اید که می گوید: "لطفاً به شکاف توجه کنید."این به شما می گوید که وقتی درها بسته می شوند مراقب باشید. به همین ترتیب ، حتی در دنیای تجارت ، "شکاف" یا مناطق بهبودی بی خطر نیستند و باید با کمک تجزیه و تحلیل شکاف شناسایی و حل شوند.

مهم نیست که چه اهدافی را برای کسب و کار خود تعیین کرده اید-دستیابی به فروش میلیون دلاری یا افزایش بهره وری عملیاتی ، باید یک استراتژی تجزیه و تحلیل شکاف ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا شکاف بین عملکرد فعلی و پتانسیل واقعی را ایجاد کنید.

اما برای بستن شکاف ها ، ابتدا باید آنها را شناسایی کنید. از این گذشته ، چگونه می توانید چیزی را ببندید که نمی توانید ببینید؟

در این وبلاگ ، هدف ، مزایای تجزیه و تحلیل شکاف را درک خواهیم کرد و مراحل را کشف خواهیم کرد که به شما در شناسایی و بستن شکافهای اصلی در سازمان کمک می کند.

اما قبل از پرش به بخش های اصلی ، ابتدا با تعریف تجزیه و تحلیل شکاف شروع می کنیم.

فهرست مطالب

تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

تجزیه و تحلیل GAP یک فرآیند است که سازمانها برای اندازه گیری و تجزیه و تحلیل عملکرد در برابر اهداف تعیین شده استفاده می کنند. این فرایند محبوب می تواند به شما در شناسایی تفاوت بین وضعیت "فعلی" یا واقعی تجارت خود و "مطلوب" یا حالت ایده آل کمک کند.

به عبارت ساده تر ، اصطلاح "شکاف" در اینجا به تفاوت بین "جایی که تجارت شما در حال حاضر است" و "جایی که می خواهد باشد" اشاره دارد. هرچه این شکاف بزرگتر باشد ، مشکلات بیشتری در دست دارید که باید در سریعترین زمان برطرف شود.

یک فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف به خوبی انجام شده می تواند به شما در یافتن پاسخ به سؤالاتی مانند:

• اکنون در چه مرحله ای تجارت ما است؟
• آرزو می کنیم کجا بودیم؟
• برای بستن این شکاف رو به رشد چه کاری می توانیم انجام دهیم؟

هدف از انجام تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

هدف از تجزیه و تحلیل شکاف ساده است - این به شما کمک می کند تا تجارت شما در وضعیت فعلی خود بهبود یابد. با انجام تجزیه و تحلیل GAP ، می توانید محصول خود را بهبود بخشید ، کارایی فرآیند را ارتقا دهید و با شناسایی "شکافهای" مختلف موجود در شرکت خود ، سود را افزایش دهید.

پس از اتمام مراحل ، رهبران می توانند دقیقاً درک کنند که چه چیزی باید بهبود یابد. سپس می توانید منابع و انرژی لازم را به مناطق شناسایی شده اختصاص داده و به اهداف مورد نظر خود نزدیک شوید.

تجزیه و تحلیل شکاف دارای چندین کاربرد است و تقریباً در هر صنعت یا عمودی قابل مشاهده است. به عنوان مثال ، در زمینه مدیریت پروژه ، مدیران پروژه از تجزیه و تحلیل GAP برای تحقق مهلت های مشتری ، افزایش کارآیی و دستیابی به بهبود عملیاتی استفاده می کنند. به همین ترتیب ، بخش منابع انسانی می تواند تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهد تا مشخص شود که مهارت در کارمندان وجود دارد و کدام مهارت های اضافی را باید آموخت.

چه زمانی تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهیم

تجزیه و تحلیل شکاف را می توان در هر کجا و هر زمان که می خواهید تجارت خود را بهبود بخشید و به پتانسیل کامل خود برسید ، انجام شود. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که به مناطقی فکر کنید که می توانند در عملکرد واقعی و عملکرد مورد نظر شکاف ایجاد کنند.

به عنوان مثال ، اگر متوجه شدید که اهداف فروش شما برای مدت طولانی برآورده نمی شود ، می توانید تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید تا بفهمید که دلایل اساسی برای همین چیست. در اینجا موارد بیشتری وجود دارد که می توانید آنها را بهبود بخشید:

• حراجی
• کنترل کیفیت
• مدیریت عرضه
• عملکرد مالی
• منابع انسانی
• عملکرد کارکنان
• رضایت کارکنان

مزایای تجزیه و تحلیل شکاف

مهمترین مزیت تجزیه و تحلیل شکاف این است که شما را وادار می کند به روشی بسیار شفاف و ساختاریافته در مورد وضعیت فعلی، وضعیت آینده مطلوب، شکاف های بین این دو و برنامه اقدام خود فکر کنید.

همچنین چارچوبی را برای افراد فراهم می کند تا در چند قدم اول ایجاد یک برنامه استراتژیک با یکدیگر همکاری کنند. بیایید به برخی از مزایای برتر تجزیه و تحلیل شکاف نگاه کنیم.

1. یک نمای کلی از سازمان خود دریافت کنید

یکی از مهمترین مزایای تجزیه و تحلیل شکاف این است که می تواند یک نمای کلی از کل سازمان شما ارائه دهد. به این ترتیب، رهبران و مدیران شرکت می توانند تعیین کنند که آیا سازمان یا بخش های مختلف منابع لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده خود را دارند یا خیر.

2. شکاف های موجود در بازار را شناسایی کنید

گاهی اوقات ممکن است تفاوت عمده ای بین اندازه بازار فعلی و بالقوه محصول شما وجود داشته باشد. با فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف، سازمان شما می تواند اندازه بازار فعلی، پتانسیل کامل بازار و میزان گسترش بیشتر شما را درک کند.

3. تجزیه و تحلیل سود انجام دهید

هنگامی که کسب و کار شما قادر به دستیابی به سطح سود مورد انتظار نیست، می توانید تجزیه و تحلیل شکاف انجام دهید تا بفهمید چرا اهداف سود برآورده نشده اند. شما می توانید دلایل سود کم مانند تخصیص ضعیف منابع، افزایش رقابت، تغییر در سیاست های دولت و غیره را شناسایی کنید.

4. مناطق بهبود را درک کنید

می توانید برای درک "چرا" هر نتیجه کمی عمیق تر بگردید. با کمک ارزیابی شکاف، می توانید زمینه های بهبود عمده یک بخش یا کل سازمان را کشف کنید و شکاف رو به رشد بین نتایج واقعی و مورد انتظار را پر کنید.

مراحل انجام تجزیه و تحلیل شکاف

آیا نمی دانید چگونه تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید؟خوب، نگران نباشید، زیرا ما کل فرآیند را برای شما ساده کرده ایم. بیایید یاد بگیریم که تجزیه و تحلیل شکاف را در 4 مرحله آسان انجام دهیم.

1. وضعیت فعلی خود را درک کنید

اولین و مهمترین گام این است که منطقه ای از سازمان خود را انتخاب کنید که می خواهید روی آن تمرکز کنید. هنگامی که یک منطقه را در فهرست نهایی قرار دادید، باید وضعیت فعلی آن را درک کنید.

برای مثال، فرض کنید می‌خواهید رضایت مشتری مرتبط با محصول یا خدمات خود را درک کرده و بهبود ببخشید.

برای این کار، باید نظرسنجی های CSAT (رضایت مشتری) را با مشتریانی که در حال حاضر از محصولات یا خدمات شما استفاده می کنند، به اشتراک بگذارید. نتایج نظرسنجی به شما کمک می کند تا تصویر بزرگتر را ببینید. برای سهولت کار، می توانید میانگین امتیاز رضایت مشتری را محاسبه کرده و سپس به مرحله بعدی بروید.

2. حالت ایده آل یا مطلوب خود را مشخص کنید

هنگامی که وضعیت فعلی خود و عملکرد فعلی خود را درک کردید، باید آینده را پیش بینی کنید. کسب و کار خود را در ماه یا سال آینده کجا می بینید؟دوست دارید مشتریان خود را چگونه درک کنند؟بهترین سناریو برای کسب و کار شما چیست؟

به عنوان مثال، فرض کنید شما امتیاز 3. 2 را به عنوان میانگین رضایت مشتری دریافت کرده اید. اکنون، باید مشخص کنید که رتبه ایده آلی که می خواهید به دست آورید چیست. این حالت ایده آل یا مطلوب شما خواهد بود. برای اکثر کسب و کارها، به میانگین امتیاز 4. 5 می رسد.

راه های مختلفی برای تشخیص وضعیت ایده آل شما وجود دارد. می توانید به رقبای پیشرو خود مراجعه کنید و عملکرد آنها را مشاهده کنید. شما حتی می توانید به دنبال معیارهای صنعتی برای بالا بردن سطح تیم خود باشید.

3. شناسایی عوامل ایجاد کننده "شکاف"

اگر وضعیت «فعالی» شما از حالت «ایده‌آل» کمتر است، باید تلاش کنید و شکاف را کاهش دهید. در این مرحله باید دریابید که چه عواملی باعث ایجاد این شکاف بین عملکرد و پتانسیل شما می شود.

به عنوان مثال ، شما باید بدانید که محصول/خدمات شما از کجا به علامت برخورد می کند. دلایل احتمالی نارضایتی مشتری می تواند این باشد:

• محصول/خدمات بسیار گران قیمت
• عدم پشتیبانی با کیفیت مشتری
• ویژگی های گمشده همانطور که توسط مارک شما قول داده شده است
• فرآیند سوار شدن معیوب
• رفتار بی ادبانه فروش یا کارکنان پشتیبانی

4- یک برنامه قوی برای ایجاد شکاف ایجاد کنید

هدف از تجزیه و تحلیل شکاف صرفاً شناسایی مسائل نیست. همچنین به شما کمک می کند تا به دنبال راه حل های احتمالی آنها باشید. در آخرین مرحله ، شما باید به صفحه نقاشی برگردید ، یک برنامه ایجاد کنید و راه های بهتری برای ایجاد شکاف پیدا کنید.

به عنوان مثال ، اگر در نظرسنجی های شما ، بسیاری از مشتریان نارضایتی خود را از کیفیت پشتیبانی یا پاسخ های تأخیر نشان می دهند ، یک راه حل می تواند سرمایه گذاری در نرم افزار میز کمک باشد. این به شما کمک می کند تا فرآیند خود را خودکار کنید و تمام مکالمات مشتری خود را در یک مکان پیگیری کنید.

به همین ترتیب ، اگر مشتریان از ویژگی های گمشده یا معیوب شکایت می کنند ، می توانید از تیم محصول خود بخواهید که دوباره طراحی آنها را بررسی کرده و تغییرات لازم را ایجاد کند. چنین اقدامات عملی به کسب و کار شما کمک می کند تا به پتانسیل کامل خود برسد و تجربه مشتری را ارتقا بخشد.

نمونه های تجزیه و تحلیل شکاف

نمونه های تجزیه و تحلیل شکاف مناسب می توانند به عنوان یک چراغ عمل کنند و از شما برای ارتقاء عملکرد کسب و کار الهام بگیرند. در اینجا چند نمونه وجود دارد که دامنه تجزیه و تحلیل شکاف را در مناطق مختلف نشان می دهد:

1. ارزیابی محصول

ارزیابی محصول به فرایند نظارت بر موفقیت و ایمنی کلی محصول برای استفاده توسط مصرف کنندگان اشاره دارد. با ارزیابی GAP ، می توانید درک کنید که آیا ویژگی ها و ویژگی های ارائه شده توسط محصول همانطور که توسط تجارت شما وعده داده شده است یا خیر. شما می توانید بازخورد مشتری را بگیرید و بدانید که برای تبدیل شدن به یک ضربه فوری در بازار ، چه مناطقی نیاز به پیشرفت محصول شما دارند.

2. عملکرد فروش

هر مشاغل بزرگ یا کوچک کاملاً وابسته به فروش است. از این گذشته ، فروش بالاتر به معنای سود بیشتر و ماندگاری کسب و کار است. تیم فروش می تواند تجزیه و تحلیل شکاف را برای اندازه گیری فاصله بین فروش واقعی و پیش بینی فروش یا اهداف انجام دهد. هنگامی که آنها دلایل را شناسایی کردند ، می توانند تلاش های بازاریابی خود را برای تحقق اهداف در سه ماهه بعدی شکل دهند. در صورت برآورده شدن یا فراتر از اهداف ، می توانید به متخصصان فروش خود مشوق های مناسب ارائه دهید.

انواع تجزیه و تحلیل شکاف

در اینجا برخی از انواع متداول تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد که مفید خواهید یافت:

هنگامی که تجارت شما قادر به دستیابی به سود مورد نظر نیست ، تجزیه و تحلیل GAP می تواند به شما کمک کند درک کنید که چه اشتباهی رخ داده است. شما می توانید عواملی را که منجر به سود پایین شده ، مانند تغییر روند بازار ، افزایش رقابت یا پیامدهای سیاسی پیش بینی نشده ، شناسایی کنید.

تجزیه و تحلیل شکاف محصول می تواند به شما کمک کند درک کنید که آیا محصول شما قادر به انتظارات مشتری است یا خیر. ویژگی های گمشده ای که توسط رقبا ارائه می شود چیست؟چگونه محصول خود را آماده تر بازار کنیم؟چگونه می توانیم طراحی یا بسته بندی را بهبود بخشیم؟

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها بر مهارت های کارمندان متمرکز است. تیم های شما چگونه اجرا می شوند؟چه مهارت هایی برای دستیابی به هدف تجاری وجود ندارد؟چه آموزش یا آموزش می تواند شکاف ها را پر کند؟

این نوع تجزیه و تحلیل شکاف شامل ارزیابی عمیق از کارآیی و قابلیت استفاده از منابع فناوری اطلاعات شرکت است. به عنوان مثال ، آیا یک فرآیند خاص وجود دارد که نرم افزار بتواند برای دستیابی به اهداف تجاری به صورت خودکار انجام شود؟

ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف

ابزارهای مختلفی برای تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد که توسط سازمان ها در سراسر جهان استفاده می شود. بر اساس نیازهای منحصر به فرد خود ، می توانید آنها را پیاده سازی کرده و تجارت خود را به سطح بعدی برسانید.

1. تجزیه و تحلیل SWOT

منبع: Wordstream

SWOT یکی از محبوب ترین تکنیک های تجزیه و تحلیل شکاف است که نه تنها به دانش آموزان MBA بلکه به دانش آموزان دبیرستانی نیز آموزش داده می شود. مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها است. این فرآیند به شما کمک می‌کند تصویر بزرگ‌تر را ببینید و عوامل داخلی و خارجی را که به نقاط قوت و ضعف کلی شرکت شما کمک می‌کنند، شناسایی کنید.

بهترین بخش در مورد این ابزار تجزیه و تحلیل شکاف این است که به شما کمک می کند تا نقاط ضعف شرکت خود را بدون از دست دادن تمرکز بر نقاط قوت برطرف کنید. شما حتی می توانید کسب و کار خود را از تهدیدهای فعلی (مانند افزایش رقابت) نجات دهید و فرصت هایی مانند (تقاضا برای یک محصول جدید) را به دست آورید.

2. مدل همخوانی نادلر-توشمن

منبع: MondTools

مدل نادلر-توشمن، که به عنوان مدل همخوانی نیز شناخته می شود، در اوایل دهه 1980 توسط دو نظریه پرداز، دیوید نادلر و مایکل توشمن، توسعه یافت. این ابزار قدرتمندی است که به شما کمک می کند تا دلایل اصلی مشکلات عملکرد را شناسایی کنید.

این تکنیک مبتنی بر این ایده است که یک کسب و کار تنها زمانی می تواند به پتانسیل واقعی خود دست یابد که تعادل مناسبی بین کار، افراد، ساختار سازمانی و فرهنگ وجود داشته باشد. زمانی که این حوزه ها "همخوان" باشند، هر سازمانی می تواند به موفقیت دست یابد.

3. نمودار استخوان ماهی

Fishbone Diagram یکی دیگر از ابزارهای تاثیرگذار تجزیه و تحلیل شکاف است که به شما کمک می کند تا دلایل اصلی یک مشکل خاص را شناسایی کنید. اجازه دهید نحوه عملکرد این نمودار را درک کنیم.

نمودار استخوان ماهی یک نمایش بصری و قابل درک آسان از علت و معلول را ارائه می دهد. مشکل در سر یا دهان ماهی نمایش داده می‌شود، در حالی که علل مؤثر بر روی «استخوان‌های» کوچک‌تر تحت دسته‌های علل متعدد نوشته می‌شوند.

برای تعاملی‌تر کردن این فرآیند، می‌توانید کارکنانی را که روی آن فرآیند کار کرده‌اند، بگنجانید. آنها قادر خواهند بود بینش های ارزشمندی ارائه دهند و این تحقیق را پیش ببرند.

4. مکینزی 7 اس

منبع: MindTools

این فریم ورک محبوب توسط مشاوران سابق Mckinsey & Company توسعه داده شده است و امتحان خود را پس داده است. مدل McKinsey 7-S هفت عنصر داخلی یک سازمان را شناسایی می کند که برای موفقیت آن باید هماهنگ باشند. این عناصر ارزش های مشترک، ساختار، سیستم ها، سبک ها، کارکنان، مهارت ها و استراتژی هستند.

این مدل تاکید می کند که همه این عناصر به هم مرتبط هستند و پیشرفت در یک زمینه خاص بدون پیشرفت مرتبط در سایر زمینه ها نیز چالش برانگیز است. می توانید از این چارچوب برای همسوسازی بخش های مختلف داخلی یا بررسی اثرات تغییرات آتی در سازمان استفاده کنید.

"شکاف" را با تجزیه و تحلیل شکاف پایان دهید

اگر دقت کنید، حتی کسب‌وکارهای میلیارد دلاری مانند اپل یا مایکروسافت هم کامل نیستند. آنها چندین حوزه بهبود یا "شکاف" دارند که با کمک تجزیه و تحلیل شکاف بسته می شوند.

برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف در سازمان، وضعیت فعلی خود را درک کنید، وضعیت ایده آل خود را بیابید، عوامل موثر در ایجاد شکاف را شناسایی کنید و از ابزارهای مرتبط برای دستیابی به پتانسیل واقعی خود استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که تجزیه و تحلیل شکاف ها در تجارت یک فرآیند مداوم است. ردیابی تأثیر آن به شما کمک می کند تشخیص دهید که چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی خوب نیست تا بتوانید پیشرفت پایدار برای سازمان و کارمندان خود داشته باشید. ابزاری مانند ProProfs Survey Maker می تواند به شما در ارزیابی شکاف در زمینه هایی مانند رضایت مشتری، راه اندازی محصول، مشارکت کارکنان، تحقیقات بازار و موارد دیگر کمک کند.